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La copropriété - Administration de la copropriété
Écrit par Paris Avocat   

Administration de la copropriété :

 

Syndicat :

 

L’ensemble des copropriétaires est constitué de plein droit en un syndicat qui possède la personnalité morale ; Le syndicat peut donc agir en justice et possède également un patrimoine même s’il n’est pas propriétaire de l’immeuble.

 

 

Syndic de copropriété :

 

Le syndic est l’organe exécutif obligatoire du syndicat des copropriétaires. C’est son représentant légal.  Il agit pour le compte des copropriétaires en vertu d’un contrat de mandat. Il peut être professionnel ou bénévole.


Le syndic est-il obligatoire ?

 
Au terme de l'art. 17 de la loi de 1965, un syndic est quasiment obligatoire quelle que soit la taille de la copropriété (expressément obligatoire pour les syndicats coopératifs et implicitement obligatoire pour les autres).

 

è Le syndic bénévole 

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On parle de syndic bénévole lorsque la fonction de syndic est exercée par l'un des copropriétaires Il convient néanmoins de posséder quelques compétences juridiques et des notions comptables. L'activité de syndic bénévole n'est pas considérée comme une activité professionnelle : l'intéressé n'est donc pas soumis aux charges sociales.

Le syndic bénévole peut-il être rémunéré ?
Cette rémunération ne peut prendre qu’une forme d’indemnités afin de rembourser les frais que la fonction occasionne mais ne saurait constituer un salaire

 

è Le syndic professionnel

Le syndic professionnel doit, pour pouvoir exercer, être titulaire d’une carte délivrée par la Préfecture, d’une assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle et d’une garantie financière (Loi n°70-9 du 2 janv. 1970).

Combien est rémunéré un syndic professionnel ?
La rémunération est libre. Elle est convenue entre les copropriétaires et le syndic, et elle devient définitive quand elle est adoptée par l’assemblée générale des copropriétaires, qui vaut signature du contrat du syndic.

 

è Désignation du syndic de copropriété 

Le règlement de copropriété, généralement, désigne un syndic provisoire (il s’agit souvent du promoteur), afin d’assurer la gestion de l’immeuble en attendant la réunion de la première assemblée générale des copropriétaires.

Le syndic de copropriété sera désigné à la majorité absolue de tous les copropriétaires, présents ou absents (art. 25 de la loi du 10 juillet 1965). Si la majorité n’est pas atteinte lors de cette assemblée, une seconde assemblée peut statuer, à la majorité simple des copropriétaires, présents ou représentés (art. 24 de la loi du 10 juillet 1965).
A défaut de nomination, le syndic est désigné par le président du tribunal de grande instance saisi à la requête d'un ou plusieurs copropriétaires. Le syndic ainsi désigné devra procéder à la convocation d'une nouvelle assemblée chargée de désigner un syndic définitif.

Que se passe-t-il si l'absence de syndic vient d'une réticence de l'assemblée ?
Le Président du tribunal nommera un administrateur provisoire. Toute contestation devra être adressée au Président dans les 15 jours (art. 59 D. 1967)

è Le mandat du syndic de copropriété

 .

Le mandat du syndic de copropriété est limité à trois ans. Au terme de ce mandat, l’assemblée doit désigner un nouveau syndic ou renouveler le mandat du titulaire au moins tous les trois ans. (Le renouvellement de son mandat est soumis aux mêmes règles de majorité)
Cependant, il est plus prudent de le désigner pour un an jusqu’à la prochaine assemblée générale. Cela peut l’encourager à être plus diligent.

 

è  Comment révoquer et changer son syndic de copropriété ? 

 .

Cela peut paraitre difficile mais c’est en réalité assez simple. Il y a 6 étapes qui se succèdent facilement  pour changer de syndic

1.      Prise de décision par le conseil syndical de changer de syndic

2.      Définition des critères de sélection du nouveau syndic

3.      Prise de contact avec certains syndics qui conviennent aux critères

4.      Sélection du syndic retenu par le conseil syndical pour être proposé en AG

5.      Notification du projet de résolution pour le changement de syndic par LR/AR au syndic actuel

6.      Vote en AG de la résolution portant sur le mandat du syndic sélectionné

 

Outre le cas où relation se dégrade et que la communication devienne difficile entre le syndic et les copropriétaires, vous pouvez vous poser quelques questions simples pour savoir si vous êtes contents de votre syndic :

-          Le syndic est-il réactif lorsqu’une demande lui parvient, notamment par mail ?

-          Tient-il le conseil syndical régulièrement infor­mé des dossiers en cours ?

-          Les contrats d’entretien et de maintenance sont-ils régulièrement renégociés ?

-          Les impayés font-ils l’objet d’une procédure de relance efficace ?

-          Les travaux au sein de la copropriété sont-ils correctement suivis ?

-          Applique-t-il les décisions prises en AG ?

 

 

 

Dans cette optique de révoquer et de changer de syndic il est important d’associer un maximum de copropriétaires à la démarche de changement de syndic, notamment en récoltant leurs critiques et points de satisfaction.

 

Un changement de syndic passe obligatoirement par un vote en assemblée générale, voici les trois cas possibles :

1) Le mandat du syndic actuel arrive à son terme.

Il décide alors s’il souhaite continuer à gérer la copropriété et donc proposer le renouvellement de son mandat en assemblée générale. La durée du contrat de syndic est encadrée par la loi, elle ne peut dépasser 3 ans.

 

2) Le syndic actuel est révoqué par le syndicat des copropriétaires.

La révocation d’un syndic doit obligatoirement être motivée. En effet, sans motif grave et légitime, le juge peut alors condamner la copropriété à verser des dommages et intérêts au syndic. Il est conseillé aux copropriétaires de n’opter pour la révocation qu’en dernier recours.

 

3) Le syndic en place a remis sa démission en cours d’exercice.

Généralement la démission fait suite à une cessation d’activité (retraite, décès...). Dans tous les cas de figure, cette démission ne doit pas être jugée abusive, faute de quoi, les copropriétaires seraient en droit de demander réparation en justice.

 

Changer de syndic ne s’improvise pas : comme dans bien des domaines on sait ce que l’on quitte mais rarement ce que l’on obtient en contrepartie. Afin de réduire les risques de mauvaises surprises, les copropriétaires, en particulier le conseil syndical, ont le choix entre deux alternatives :

 

Conseil syndical seul

Mandater un courtier en syndic

-            Le conseil syndical sélectionne les syndics à solliciter sur la base d’informations recueillies ici et là (généralement le bouche-à-oreille).

-            Il récolte les devis des différents syndics, compare les honoraires pratiqués en fonction des caractéristiques de la copropriété et enfin échange avec ces derniers autour de leurs méthodes de gestion et d’organisation.

-            Cela nécessite un investissement en temps important ainsi qu’une certaine expertise (notamment comptable et juridique).

 

-              Le courtier en syndic sélectionne les syn­dics correspondant aux critères définis par le conseil syndical.

-              Il réalise une analyse comparative détaillée des différents contrats de syndic.

-              Il conseille et accompagne le conseil syndical tout au long du changement de syndic.

-              Cette solution est tout à l’avantage de la copropriété car son coût est généralement partagé entre la copropriété et le syndic retenu.

 

 

Le recours à un syndic est fortement conseillé car cela permet d’économiser beaucoup de temps mais surtout de pouvoir profiter d’un syndic professionnel compétant adapté tant au niveau des compétents que des honoraires.

 

Courtier en syndic conseillé : www.syneval.com

 

àComment présenter la copropriété aux candidats ?

 

Lors des réunions de présentation avec les syndics candidats, essayez donc de présenter votre copropriété de manière précise et objective. Présentez notamment :

-          Les raisons du changement de syndic ;

-          La situation comptable et financière ;

-          Les éventuelles procédures en cours ;

-          Les travaux réalisés et à venir ;

-          Les éventuels problèmes d’impayés.

 

Enfin, invitez le syndic à se rendre dans votre copropriété afin qu’il puisse se familiariser avec l’immeuble. La visite de l’immeuble doit couvrir l’ensemble des éléments collectifs : cage d’escalier, local poubelles, caves, parkings...

 

à Comprendre les honoraires de syndic

 

Que comprend le forfait de base du syndic ?

Le forfait de base représente l’ensemble des prestations dont la réalisation est comprise dans les honoraires de base du syndic.

 

La loi interdit au syndic de percevoir une rémunération en sus des honoraires de base pour des actes de gestion courante. En revanche, elle ne définit pas précisément le champ de la gestion courante, la notion de forfait de base diffère donc fortement d’un syndic à l’autre.

 

Le texte de loi de référence en matière de contrat de syndic est l’arrêté Novelli de mars 2010. Celui-ci impose une liste minimale de 43 prestations relevant de la gestion courante et devant donc être incluses dans le forfait de base.

 

Que peut facturer le syndic en plus du forfait de base ?

La loi autorise le syndic à percevoir des honoraires complémentaires afin de rémunérer la réalisation de prestations particulières à deux conditions:

-          Le contenu de la prestation particulière doit être défini de manière précise dans le contrat de syndic (Arrêté Novelli).

-          Les honoraires rémunérant ces prestations doivent être clairement déterminés ou déterminables.

 

Au delà de ses principes de base, la loi ne définit pas le champ des prestations particulières. En effet, certains contrats ne comprennent que très peu de prestations particulières alors que d’autres en intègrent plusieurs dizaines, ce qui ne facilite pas leur comparaison.

Le contrat de syndic est un contrat librement négocié entre la copropriété (généralement le conseil syndical) et le syndic. Il est donc important de garder en mémoire que, au delà des considérations légales, son contenu peut être négocié en fonction des besoins et des attentes de la copropriété.

 

Pour pouvoir comparer les différents honoraires de syndic, il est préférable de recourir à un courtier en syndic (www.syneval.com)

 

àComment notifier la candidature d’un nouveau syndic ?

 

La candidature du nouveau syndic doit être inscrite à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Pour cela, la demande d’inscription à l’ordre du jour (voir exemple ci-dessous) de cette résolution doit être notifiée au syndic en exercice, par lettre recommandée avec accusé de réception (RAR). Le contrat du nouveau syndic sera ajouté en annexe.

 

Le syndic en place doit faire parvenir les convocations pour l’AG au minimum 21 jours avant que celle-ci n’ait lieu, le conseil syndical doit veiller à ce que le courrier d’ajout de résolution lui parvienne avant cette limite. Il est cependant généralement recommandé que l’envoi se fasse au moins 5 semaines avant la date prévue pour l’AG.

Ensuite si le syndic refuse de convoquer l’AG il y a deux options :

-          Soit le président du conseil syndical rédige envoie une lettre RAR pour la réclamer ; Sans réponse sous 8 jours il peut la convoquer lui-même

-          En l’absence de président du conseil syndical, cette démarche peut également être effectuée par un groupe de copropriétaires représentant plus de 25% des tantièmes

 

Pour le lieu de l’AG qui propose le changement de syndic, il est fortement conseillé aux copropriétaires de trouver une salle en dehors des locaux du syndic en place pour la tenue de l’assemblée générale. Il peut en effet arriver, lorsque l’AG a lieu dans les locaux du syndic, que ce dernier réagisse mal à la perte de son mandat et vous demande de quitter ses locaux. Bien qu’il n’en ait absolument pas le droit, il est dans les faits assez difficile de résister à ce type de pression.

 

Enfin, pour préparer utilement cette AG il est important d’informer un maximum de copropriétaires avant l’AG puis de s’assurer un maximum de participation à l’AG (au moins 1/3 pour ne pas l’annuler) ; A cette fin essayer le récupérer les pouvoirs des copropriétaires absents peut être intéressant mais également car le vote se fait à la majorité des copropriétaires et non seuls présents.

Concernant l’AG même, il est mieux de se reporter dans la partie consacrée (lien AG).

Après l’AG et si la révocation et le changement de syndic ont été votés, il y a alors passation de mandat. L’ancien syndic est alors tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la fin de son mandat, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat.

Dans les deux mois suivant l’expiration de ce délai, l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes (vérification définitive) et de lui fournir l’état des comptes de chaque copropriétaire et de l’ensemble de la copropriété.

 

Si une partie des archives est manquante, le président du conseil syndical peut contraindre l’ancien syndic à les communiquer par l’envoi d’une lettre RAR. Sans réponse du syndic, le président du conseil syndical peut effectuer une demande en référé afin d’ordonner sous astreinte la remise des archives et éventuellement des fonds de la copropriété.

 

Enfin pour contester le vote de l’AG, il est préférable de se reporter à la partie prévue : Comment contester une AG (lien).

Assemblée générale des copropriétaires :

 

L’article 7 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 dispose que :

« Dans tout syndicat de copropriété, il est tenu, au moins une fois chaque année, une assemblée générale des copropriétaires.

Sous réserve des dispositions prévues aux articles 8 (alinéas 2 et 3), 47 et 50 du présent décret, l'assemblée générale est convoquée par le syndic.

Les dispositions des alinéas précédents ne sont pas applicables lorsque l'administrateur provisoire est investi par le président du tribunal de grande instance, sur le fondement de l'article 62-7, de tous les pouvoirs de l'assemblée générale. Lorsqu'il n'est investi que d'une partie de ces pouvoirs, les dispositions du deuxième alinéa ne s'appliquent que dans la limite des pouvoirs conservés par l'assemblée générale. »

 

L’Assemblée Générale Ordinaire doit donc se réunir au moins une fois par an. Les Assemblées Générales doivent respecter une certaine procédure avec différentes modalités à respecter pour que celle-ci soit valide. Ces modalités concernent particulièrement la convocation, la participation, le vote, les majorités et le procès-verbal d’assemblée.

 

Conseil syndical :

 

Le conseil syndical contrôle l’exécution par le syndic des décisions d’AG. Mais dans un souci de bonne gestion, la loi prévoit également que le conseil syndical contrôle et assiste le syndic dans sa mission de gestion.

è Composition du conseil syndical dans une copropriété
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Le règlement de copropriété fixe le nombre de conseillers, et à défaut, il est fixé par l'assemblée des copropriétaires. 

L'assemblée générale élit, à la majorité absolue des copropriétaires, présents ou non, les conseillers, les conseillers suppléants et le cas échéant la durée de leur mandat et les conseillers désignent l'un d'entre eux comme président du conseil syndical.
Si la majorité absolue n'est pas réunie, ils sont élus lors d’un deuxième vote à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés.

 

 

è Durée du mandat du conseil syndical dans une copropriété
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Sauf disposition particulière du règlement de copropriété c’est l'assemblée générale qui fixe la durée du mandat du conseil syndical. 

Si aucune durée n'est prévue, ni par le règlement de copropriété, ni par l’assemblée, selon l'article 22 du décret de 1967, le mandat de chaque conseiller ne peut excéder trois ans.

è Moyens du conseil syndical dans une copropriété
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Le conseil syndical a la possibilité de se faire assister par tout professionnel dans l'exercice de sa mission. Il peut ainsi avoir recours à des experts, experts-comptables, architectes, avocats etc... et leur demander des consultations, audits, rapports, demander des devis d'entreprise etc afin de remplir ses fonctions de proposition et de contrôle.
Les frais ainsi engagés font partie des frais d'administration de la copropriété (charges générales).

 

Le conseil syndical peut-il agir en justice ?
Le conseil syndical n’a pas de personnalité morale, il ne peut donc pas agir en justice, même s’il est dépourvu de syndic. Il n’a pas non plus qualité pour agir au nom du syndicat des copropriétaires.

 

è Attributions du conseil syndical dans une copropriété
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Le conseil syndical contrôle et assiste le syndic dans sa gestion à tout moment.

Le conseil syndical doit obligatoirement être consulté par le syndic en cas de travaux d’urgence, si les travaux dépassent un montant voté en assemblée générale, ou si c’est prévu par le règlement de copropriété ou par une décision votée en assemblée générale.

 

è Responsabilité du conseil syndical dans une copropriété
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Dépourvu de la personnalité morale, le conseil syndical ne peut, en tant que tel, voir sa responsabilité engagée (une procédure dirigée contre cette entité serait dès lors vouée à l'échec). 

Cependant, le conseil syndical peut être amené à prendre des décisions lourdes de conséquences, dont il est à ce titre juridiquement responsable.

Un ou plusieurs, ou tous les conseillers syndicaux pourraient avoir à répondre de l'exécution de leur mandat, et ainsi engager leur responsabilité contractuelle. 

Dès lors, les membres du conseil syndical sont responsables, individuellement ou collectivement des fautes commises dans l'exécution de leur mission.

 

REMARQUE :

 

Le conseil syndical agissant en tant que mandataire de l'assemblée générale, il conviendra alors de démontrer une faute en relation directe avec le préjudice dommageable.

 

Il semble donc plus prudent que chaque membre du conseil syndical souscrive une assurance, même si, compte tenu du caractère bénévole des fonctions de conseillers syndical, en cas de contentieux, les magistrats auraient une appréciation bienveillante à leur égard du fait du caractère gratuit et non-onéreux de leurs fonctions.